Adentrémonos en la experiencia BPIAC

Instructivo aplicativo WEB BPIAC

¿Cómo es el ingreso al aplicativo?

Se puede hacer el ejercicio de ingreso a partir de dos formas o rutas.

La primera de ellas sería directamente por la página Cornare a partir del siguiente procedimiento:

Digitando en el en el navegador www.cornare.gov.co ingresamos y en la parte inferior a la izquierda encontramos link de interés y damos clic en intranet, esta nos lleva a otra pestaña donde encontramos BPIAC; damos clic y nos lleva al aplicativo. 

Segunda forma: Digitando directamente la dirección de Internet. En el navegador, pestaña de direcciones de Internet, digitamos intranet.cornare.gov.co/bpiac   Esto nos lleva directamente a la página de ingreso al aplicativo.

Por cualquiera de los formas estamos listos para ingresar al aplicativo.

Al igual que el ingreso al aplicativo también tenemos dos maneras de registro, uno para los funcionarios de Cornare y otro para los oferentes externos.

En este caso vamos a trabajar el ingreso a los oferentes externos:

Los oferentes externos solo se pueden registrar a través de una entidad, nunca a nivel personal.

Se registran dando clic en la pestaña inicial en registro, esta les abre otra pestaña donde se solicita información de la entidad u organización para la que se registraron y la información del formulador quien es el que elige la contraseña y correo necesarios para poder registrarse en el aplicativo.

Información solicitada a la entidad u organización y formulador

Cumplidos estos requisitos, damos clic en guardar y quedamos registrados, vamos a la pestaña inicial damos clic en iniciar sesión, colocamos la cedula del formulador y la contraseña que incluimos y podemos empezar a navegar en el aplicativo. (En cualquier momento, según los pasos de OLVIDE MIS DATOS, podemos cambiar la contraseña). NOTA: El formulador solo podrá registrarse con su número de cédula y clave particular, nunca con el Nit de la empresa para la que se registra.

El aplicativo.

Una vez registrados ingresamos al aplicativo ingresando la cedula y la contraseña.

Los oferentes externos al ingresar dispondrán de Las pestañas Consultar, Nuevo y Documentos.

Por la pestaña Consultar, podrán ver todos los proyectos que hayan formulado. En la pestaña Documentos deben ingresar los documentos necesarios para la contratación de un proyecto Fotocopias de: Cédula del Alcalde, Rut del Municipio, Acta de posesión del Alcalde, Acuerdo que autoriza al Alcalde a contratar, y la constancia de paz y salvo con los aportes de seguridad social y para fiscales, suscritos por el revisor fiscal o representante legal (Vigencia de un mes), es importante mantener al día los documentos que se vencen: Acuerdo y constancia de paz y salvo en seguridad social.

Consultar.

Si necesitamos consultar un proyecto ya ingresado, damos clic en consultar (parte superior derecha) el cual nos lleva a la siguiente página, donde podemos consultar un proyecto previamente ingresado de diferentes formas:

• Por el radicado: Si conocemos el radicado, utilizamos este espacio para copiarlo y consultar.
• Por el nombre del proyecto: Si no sabemos el radicado, pero conocemos el nombre del proyecto o de una palabra clave, la colocamos en este espacio.
• Por el municipio: Colocando el nombre del municipio y la regional, podemos consultar los proyectos que este municipio tiene ingresados en el aplicativo.

Las diferentes formas para consultar un proyecto existente

Cuando consultamos un proyecto por alguna de las formas descritas, una pestaña con el nombre del proyecto y un link para ingresar a él, se nos muestran en la parte inferior de la pantalla.

Arriba: Radicado de proyecto para consultar. Abajo: Proyecto consultado con link para ingresar

Para ingresar al proyecto consultado, damos clic en la lupita que aparece a la derecha, nos lleva a una página donde vemos un pequeño resumen del proyecto, si es viable o no, nombre del evaluador en caso que haya sido evaluado y en la parte superior las pestañas propias de la Web BPIAC: Descripción – Localización – Generalidades – Metas – Actividades – Indicadores – Educación ambiental – Beneficiarios – Indicadores de educación – Apus – Cronograma – Lista de chequeo – Riesgos – Ver resumen.

Cuando un usuario consulta un proyecto, solo puede ver los datos ingresados en este, no tiene forma de realizar modificaciones o cambios al proyecto, a menos que sea el formulador y el proyecto se encuentre en la fase de formulación.

Dando clic en las pestañas superiores, se puede observar los datos del proyecto.

Ingresar un proyecto.

Dando clic en la pestaña Nuevo, iniciamos el proceso para ingresar un proyecto al aplicativo.

Descripción del proyecto.

En este ítem ubicamos el proyecto dentro de las Estrategias, Programas y Proyectos PAC de la Corporación, igualmente colocamos el nombre del proyecto.

Aspectos generales del proyecto.

EL PROYECTO ES: Seleccionamos si el proyecto es nuevo – continuado –adición.

TIPO DE PROYECTO: Si el proyecto es institucional (requeridos para el funcionamiento de las actividades al interior de la Corporación.) Regional (Los ejecutados mediante convenios interadministrativos y de Cooperación).

REGIONAL: Elegimos la Regional de Cornare a la que corresponda el proyecto.

TEMA: Seleccionamos el tema al cual corresponde la actividad más representativa del proyecto.

Igualmente, en esta página manifestamos la duración del proyecto, dependencia o entidad que lo ejecuta, y el municipio donde se realizará con la población beneficiada directa e indirectamente.

Información básica del proyecto

Documentos soporte

ESTUDIO: Contamos si hay un estudio respecto al proyecto.

AÑO DE ESTUDIO: El año en que se realizó este estudio.

DESCRIPCIÓN DEL ESTUDIO: Pequeño resumen del proyecto.

Estos Ítems no son un campo obligatorio, se llenan solo si existe un estudio soporte.

DIAGNÓSTICO SOCIOECONÓMICO Y AMBIENTAL: Manifestamos si el proyecto tuvo un diagnóstico.

LINEA ESTRATEGICA DEL PGAR (Plan de Gestión Ambiental Regional) Escogemos la línea estratégica del PGAR.

Manifestamos si el proyecto está ubicado en una línea estratégica del POT (EOT) y del PGAM.

ACCIÓN IMPORTANTE: Si queremos que los datos registrados se guarden debemos dar clic en la pestaña guardar y continuar.

Al dar clic en guardar y continuar y habiendo llenado los datos correctamente, nos aparece el radicado del proyecto.

Localización

Municipio: Escogemos el municipio y la vereda donde se ejecuta el proyecto y le damos guardar, estos, municipio y vereda, se guardarán en un recuadro.

En caso que un proyecto se ejecute en varias veredas, nuevamente se escoge el municipio y la nueva vereda, guardamos y aparece en el recuadro las veredas y el municipio que hayamos ingresado. Igual se puede hacer si un proyecto de ejecuta en dos municipios, primero ingresamos uno con sus veredas y luego el otro.

Igualmente seleccionamos si aplica o no a un POMCA con su vereda, guardamos y siguiente.

Generalidades.

Planteamiento del proyecto.

Objetivo General. Ingresamos el objetivo general del proyecto (Debe comenzar con un verbo en infinitivo)

Objetivos específicos: Estos se ingresan uno por uno, en el cuadro dispuesto para ello, luego damos clic en guardar y se almacenan en un recuadro un poco más abajo.

Los objetivos específicos se ingresan aquí, Luego de guardar se ven aquí.

Descripción del problema o potencialidad: aquí ingresamos el problema o potencialidad del proyecto.

Anexos: un máximo de 5 y no deben superar las 2 megas por archivo. Adjuntar matriz de concertación firmada por el director general y/o visto bueno del Subdirector General de Planeación (aplica para proyectos interadministrativos y de cooperación): Aquí ingresamos escaneado la matriz de concertación y algunas fotos del proyecto, lo mismo que si se tiene un plano o diagrama de este.

Causas del problema o potencialidad: Ingresamos lo que esta causando el problema o potencialidad.

Alternativas de solución: Colocamos las alternativas de solución del proyecto. Generalmente las actividades escogidas son una alternativa de solución. También ingresamos la justificación del proyecto y los beneficios sociales y ambientales esperados, además de la descripción de la sostenibilidad del proyecto.

Después de ingresados los datos guardamos y continuar

Metas.

Valoración y cuantificación de las metas y actividades. En la pestaña Objetivos específicos, seleccionamos el objetivo al cual le deseamos agregar las metas, luego en la pestaña Metas, escogemos la meta a la cual aplica el proyecto y la cantidad, damos clic en guardar y la meta seleccionada nos aparece en un recuadro superior

Aquí seleccionamos objetivos específicos   Aquí seleccionamos la meta

Metas seleccionadas

Una vez seleccionadas todas las metas de los objetivos específicos, damos clic en siguiente

Valoración y cuantificación de las metas y actividades:

Para este ítem seleccionamos una meta para asignarle las actividades respectivas.

Se selecciona una meta de las que ya se ingresaron y luego se le asigna la actividad, después damos clic en guardar.

Seleccionamos la meta Agregamos la actividad, escogemos el Item

Actividades:

En este punto asignamos valores a las actividades, repartiendo la respectiva cofinanciación de cada una de ellas.

Damos clic en la lupa que hay al lado de cada una de las actividades para editar esta actividad y poder asignarle los valores respectivos. También se asignan los valores de cofinanciación, ingresando los valores de Cornare en dinero y en agregar otros aportes ingresamos los aportes de los municipios y otros oferentes, tanto en dinero como en especie, en este último caso, debemos especificar en que es el aporte. Es importante anotar que, al ingresar los valores de la cofinanciación, estos aportes deben sumar el valor total de la actividad para que puedan ser guardados.

Primero damos clic en la lupa de la actividad, asignamos el aporte de Cornare, si corresponde y luego damos clic en Agregar otros aportes, ingresamos los valores de los aportes de municipios, comunidades y otros oferentes, especificando cuanto en dinero (si lo hay), cuanto en especie (si lo hay) y en que, guardamos.

El aporte de otros oferentes, nos aparece en un recuadro, vamos a la parte de debajo y damos clic nuevamente en guardar y ya asignamos valores a esa actividad.

Damos clic en la lupita para ingresar los valores a cada actividad.

Lupita donde editamos la actividad para darle valores y cofinanciación

Damos clic en la lupita para ingresar los valores a cada actividad y distribuir la cofinanciación.

La actividad seleccionada por medio de la lupa, despliega una información al respecto y pone el nombre en negrilla de esa actividad.

Ingresamos la propuesta técnica (Explicación técnica de cómo se realiza la actividad), Item al que corresponda la actividad, cantidad y valor unitario, el aplicativo calcula internamente el valor total de la actividad; este debe ser igual al valor a cofinanciar por Cornare, municipio, comunidad y otros aportantes.

Una vez ingresado los aportes de Cornare y de otros aportantes (dando clic en Agregar otros aportes), damos clic en guardar. Así continuamos con cada actividad, colocando valores y aportes, hasta terminar cada una.

Indicadores

Damos en siguiente y llegamos a la página de indicadores.

Indicadores: Seleccionamos la meta a la cual le vamos a agregar los indicadores, luego escogemos la totalidad de indicadores que apliquen a esa meta y que podamos contabilizar en el proyecto, guardándolos uno por uno, el aplicativo al escoger el indicador, automáticamente, selecciona la unidad de medida, nosotros solo debemos anotar la cantidad. Al seleccionar cada indicador, finalizamos el ingreso de cada uno dando clic en guardar, estos se almacenan en la parte superior en un recuadro.

Aquí escogemos la meta Aquí el indicador correspondiente

Indicadores seleccionados para cada meta, se ven en un recuadro así

Damos clic en siguiente, llegamos a la propuesta para desarrollar el componente educativo ambiental.

Propuesta para desarrollar el componente educativo ambiental:

Acciones educativo ambientales: Ingresamos que tipo de acción educativo ambiental vamos a desarrollar: Taller, gira, charla, capacitación etc.

Cantidad: La cantidad a desarrollar de la Acción educativo ambiental.

Temas y subtemas: Explicamos el tema a desarrollar en la acción educativa ambiental.

Objetivos: Se manifiesta que objetivo buscamos con la acción educativa ambiental.

Dirigido a: Se explica a quién va dirigido.

Lugar de realización: Donde se va a desarrollar la acción educativa ambiental.

Tiempo estimado en horas: Cuanto tiempo en horas dura la acción educativa ambiental, es importante anotar que por directrices de Cornare, los talleres deben durar como mínimo cinco (5) horas, con un mínimo de 15 participantes.

Recursos necesarios: Los recursos necesarios para desarrollar a feliz término la acción educativa ambiental.

Perfil del profesional expositor: El perfil que deseamos para la persona que va a desarrollar la acción educativa ambiental. Por lineamientos de Cornare, los talleres solo pueden ser desarrollados por los talleristas que han participado en la capacitación a capacitadores brindada por Cornare.

Después de ingresar cada acción educativa ambiental y guardar, damos clic en siguiente.

Listado de beneficiarios:

Ingresamos el listado de beneficiarios uno por uno (cuando el número es menor o igual a 25 usuarios), nombres y apellidos completos, número de documento de identidad, teléfono, vereda, las coordenadas X y Y (coordenadas planas), número de componentes del núcleo familiar, que actividad lo beneficia, damos clic en guardar.

Cuando los beneficiarios son más de 25, se permite anexar una lista en Excel con tantas columnas como los datos anteriormente solicitados y en el mismo orden, este archivo debe ser en Excel 97-2003, damos clic en adjuntar, siguiente. El listado de beneficiarios es exportable.

Indicadores de educación ambiental, gestión técnico administrativa.

Llenamos los indicadores que correspondan a este ítem, guardamos y clic en siguiente.

Presupuesto:

En la pestaña presupuesto, ingresamos el análisis de precios unitarios de las actividades a ejecutar en el proyecto, en un formato de Excel 97 – 2003 que no pese más de 2 megas.

Cronograma: ingresamos el cronograma de cada actividad.

Guardamos y siguiente.

Lista de chequeo. Aquí tenemos un listado de los documentos a ingresar una vez viabilizado el proyecto y que estemos dispuestos para armar la carpeta.

Riesgos.

Es el manejo de los aspectos e impactos ambientales, peligros y riesgos ocupacionales en el proyecto.

Escogemos la actividad del proyecto a la cual le asignaremos los aspectos e impactos ambientales, peligros y riesgos ocupacionales.

Aspectos ambientales relacionados con el desarrollo de las actividades del contrato. Pestaña que permite ver aspectos e impactos ambientales, escogemos los que aplique para la actividad, uno por uno.

Acciones de manejo y control a implementar para la prevención o mitigación: Desarrollamos en palabras nuestras, como vamos a resolver el aspecto ambiental que vamos a controlar.

Riesgos de seguridad y salud ocupacional de los peligros identificados: En este link, escogemos posibles riesgos de seguridad y salud ocupacional para la actividad seleccionada previamente.

Acciones de manejo y control a implementar para la prevención o mitigación: Desarrollamos como vamos a evitar o controlar los posibles riesgos de seguridad y salud ocupacional.

Se ingresan todos los aspectos e impactos ambientales, lo mismo que los riesgos de seguridad y salud ocupacional que apliquen a cada una de las actividades del proyecto. Guardamos

Una vez terminado esto, damos clic en terminar y enviar el proyecto.

Hay que tener cuidado, porque al dar clic en terminar y enviar, el oferente pierde el control sobre el proyecto, que pasa a fase banco de proyectos para su evaluación, el oferente volverá a tener control sobre él, solo si es declarado no viable, caso en el cual le llega un correo avisando esto para su respectiva revisión y corrección.

Anexo 1

PDF con instructivo BPIAC.